گوگل داکس چیست؟ نحوه استفاده از Google Docs

اگر می خواهید بدانید که گوگل داکس چیست و نحوه استفاده از Google Docs را مانند یک حرفه ای یاد بگیرید تا انتهای این مطلب همراه ما باشید. Google Docs جزء پردازشگر کلمه مجموعه آفیس آنلاین Google است.  گوگل داکس را می توان یک جایگزین رایگان برای برنامه مایکروسافت ورد دانست و دارای ویژگی های زیادی است که ممکن است تصورش را هم نکنید.

برای خرید دوره های آموزشی شرکت گوگل کلیک کنید.

Google Docs چیست؟

Google Docs پردازشگر کلمه مبتنی بر مرورگر گوگل است. می توانید اسناد را به صورت آنلاین ایجاد، ویرایش و به اشتراک بگذارید و از هر سیستمی که به اینترنت متصل است به آن دسترسی داشته باشید و حتی گوگل داکس دارای اپلیکیشن هایی برای دستگاه های اندروید و آیفون می باشد.

آنچه Google Docs را از Microsoft Word متمایز می کند، ویژگی استفاده همزمان چند نفر از آن است. Google Docs یکی از اولین واژه‌پردازهایی بود که ویرایش چند نفره را ارائه کرد. گوگل اشتراک‌گذاری اسناد در پلتفرم‌ها و کار روی آن‌ها را در زمان واقعی از پنجره مرورگر بسیار آسان کرده است. همکاران شما حتی برای مشاهده یا ویرایش اسنادی که با آنها به اشتراک می گذارید نیازی به اکانت گوگل ندارند.

علاوه بر این، افزونه‌های Google Docs به شما امکان می‌دهند عملکرد را گسترش دهید و ویژگی‌های از دست رفته را اضافه کنید.

• بیشتر بخوانید: Google Sheets چیست؟ بررسی ویژگی های گوگل شیت

نحوه استفاده از Google Docs

شما می توانید از Google Docs درست مانند ورد استفاده کنید. اسناد جدید ایجاد کنید، از تمپلت های Google Docs استفاده کنید، اسناد را با تیم خود به اشتراک بگذارید و به صورت آنی با هم کار کنید. در ادامه جزئیات بیشتری را در اختیار شما قرار می دهیم:

نحوه ایجاد اسناد در Google Doc

برای ایجاد یک Google Doc جدید، ابتدا به آدرس docs.google.com بروید و با اکانت گوگل خود وارد شوید. هنگامی که در صفحه شروع Google Docs قرار گرفتید، می توانید یک سند جدید خالی ایجاد کنید یا یک تمپلت را انتخاب کنید.

همچنین می توانید به مسیر File > New > Document یا File > New > From template بروید و برای ساخت یک سند جدید اقدام کنید.

از منوی File، می‌توانید بسیاری از جنبه‌های سند، از جمله جهت صفحه را تغییر دهید.

نحوه ذخیره اسناد Google Doc

به عنوان بخشی از مجموعه آفیس آنلاین گوگل، هرگز نیازی نیست که یک سند را ذخیره کنید زیرا Google به طور خودکار اسناد شما را در Google Drive شما ذخیره می کند. از این رو، دکمه Save را پیدا نخواهید کرد.

نحوه دانلود اسناد Google Docs

گوگل اسناد شما را در Google Drive ذخیره می کند. برای دانلود اسناد Google Doc در سیستم خود، به مسیر File > Download بروید و فرمت فایل مورد نظر خود را انتخاب کنید.

نحوه ایمیل کردن اسناد در گوگل داکس

اگر می‌خواهید سند را دانلود کنید تا آن را ایمیل کنید، می‌توانید این کار را مستقیماً از سند انجام دهید. به مسیر File > Email > Email this file / Email colaborators بروید، فرمت فایلی که می خواهید پیوست کنید را انتخاب کنید و جزئیات ایمیل استاندارد را پر کنید.

چگونه یک سند Google Doc را به اشتراک بگذاریم؟

به جای ارسال ایمیل یک سند، توصیه می کنیم آن را به اشتراک بگذارید. به این دلیل که اشتراک‌گذاری به همه اجازه می‌دهد نسخه مشابهی از سند را ببینند و روی آن کار کنند. به این ترتیب از ایجاد کپی های متناقض یا کپی کاری جلوگیری می کنید. همانطور که قبلا ذکر شد، گیرنده برای مشاهده یا ویرایش سند نیازی به اکانت گوگل ندارد.

• بیشتر بخوانید: گوگل مپ چیست؟ نحوه استفاده از Google Maps

برای اشتراک‌گذاری Google Doc از داخل سند، روی دکمه Share در بالا سمت راست کلیک کنید. حالا چند گزینه برای انتخاب وجود دارد:

می توانید نام یا آدرس/های ایمیل گیرنده/های مورد نظر را وارد کنید. توجه داشته باشید که سطح دسترسی پیش فرض با این روش Editor است. روی آیکن قلم در سمت راست کلیک کنید تا آن را به Viewer یا Commenter تغییر دهید.

به جای اشتراک‌گذاری سند با افراد، می‌توانید آن را از طریق لینک به اشتراک بگذارید. به‌طور پیش‌فرض، اسناد Google Docs خصوصی شما با هر کسی به اشتراک گذاشته می‌شود.

اگر اکانت گوگل شما متعلق به یک سازمان باشد، در همان سازمان به اشتراک گذاشته خواهد شد. روی Change  یا Share with… کلیک کنید تا این تنظیمات را تنظیم کنید و به کاربران لینک دسترسی به Viewer، Commenter یا Editor ارائه دهید.

وقتی کارتان تمام شد، روی Copy link در پایین سمت راست کلیک کنید. لینک در کلیپ بورد شما کپی می شود و می توانید آن را برای هر کسی که می خواهید پیست و ارسال کنید.

اگر می‌خواهید یک کپی از Google Doc خود را با چندین شریک به اشتراک بگذارید، زیرا نمی‌خواهید سند اصلی را ویرایش کنند، می‌توانید از این ترفند کپی کردن برای ذخیره بخشی از کار خود نیز استفاده کنید.

نحوه ردیابی تغییرات در Google Docs

هنگامی که تغییرات مکرر در Google Docs خود ایجاد می کنید یا زمانی که آن را با دیگران به اشتراک گذاشته اید، می خواهید تغییرات را دنبال کنید.

Google Docs این کار را به طور خودکار با ردیابی تاریخچه نسخه سند شما انجام می دهد. به مسیر File > Version History > See version history بروید تا منویی باز شود که تمام تغییراتی را که Google ردیابی کرده است را مشاهده کنید. در اینجا زمان تغییرات و اینکه چه کسی این تغییرات را ایجاد کرده است را مشاهده خواهید کرد.

حتی می توانید نسخه فعلی را نام ببرید تا به راحتی تغییرات ایجاد شده را ردیابی کنید. یا به مسیر File > Version History > Name current version بروید، یک نام وارد کنید و روی Save کلیک کنید.

همچنین به منوی Version History بروید و روی تاریخ یا نام یک نسخه کلیک کنید تا نام آن را تغییر دهید. در این منو می توانید تنظیماتی را اعمال کنید تا فقط نسخه های نام گذاری شده را نشان دهد.

Version History شکل اصلی ردیابی تغییرات است. شما می توانید نسخه های یک سند را با انتخاب آن و کلیک بر روی دکمه Restore This Version بازیابی کنید. کاری که نمی توانید انجام دهید این است که تغییرات فردی در هر نسخه را بپذیرید یا رد کنید. اگر این قابلیتی است که می خواهید، باید از یک ویژگی متفاوت استفاده کنید.

حالت Suggestion Mode

Google Docs از سه حالت مختلف پشتیبانی می‌کند: Editing, Suggesting, Viewing.

حالت Editing گزینه پیش فرض است. برای تغییر این حالت به حالت دیگر به مسیر View > Mode بروید یا روی آیکن قلم در سمت راست منوی ابزار کلیک کنید. برای کنترل تغییرات فردی از Suggesting استفاده کنید.

وقتی تغییراتی را در حالت Suggesting ایجاد می کنید یک کانت در سمت راست سند مشاهده می کنید. همچنین می توانید برای بحث در مورد هر تغییر یک پاسخ وارد کنید.

تمام تغییرات ایجاد شده در این حالت به صورت جداگانه تحت نسخه سند مربوطه در Version History ردیابی می شوند. به این ترتیب، شما می توانید تغییرات رد شده را بررسی و بازیابی کنید.

نحوه چاپ Google Docs

چاپ اسناد Google Docs درست مانند چاپ اسناد دیگر سیستم شما است. برای چاپ یک سند در گوگل داکس، سند را باز کنید، سپس به مسیر File > Print بروید یا از کلیدهای میانبر Ctrl + P استفاده کنید و روی آیکن پرینتر کلیک کنید.

چگونه Google Docs را آفلاین ویرایش کنیم؟

برای ویرایش آفلاین Google Docs، باید چند شرط اساسی را رعایت کنید. ابتدا، هنگام تنظیم دسترسی آفلاین، باید آنلاین باشید. همچنین باید از Google Chrome در حالت ناشناس استفاده نکنید، افزونه Google Docs Offline Chrome را نصب و فعال کنید، و فضای ذخیره‌سازی کافی برای ذخیره فایل‌های خود داشته باشید.

پس از انجام این کار، به docs.google.com بروید، روی منوی همبرگر در بالا سمت چپ کلیک کنید، به Settings بروید و مطمئن شوید که نوار لغزنده کنار Offline فعال است.

اکنون، هر سندی که روی آن شروع به کار می کنید، حداقل به طور موقت به صورت آفلاین در سیستم شما قابل دسترس خواهید بود.

با فعال کردن افزونه Google Docs Offline، می‌توانید فهرست همه اسناد خود را در زیر docs.google.com ، حتی در حالت آفلاین، مرور کنید. افزونه Google Docs Offline همچنین تمام اسنادی را که باز می کنید ذخیره می کند. اگر اتصال اینترنت خود را قطع کنید، حتی به اسنادی که به طور صریح به صورت آفلاین در دسترس نیستند، دسترسی خواهید داشت.

در این صورت، حتی اگر آنلاین نیستید، می توانید سند را به صورت آفلاین مشاهده کنید. در همین حال، آن دسته از اسنادی که در کش نیستند و به صورت آفلاین در دسترس نیستند.

برای پشتیبان‌گیری و همگام‌سازی فایل‌های Google Docs با سیستم یا تلفن همراه خود، می‌توانید از ابزار پشتیبان‌گیری و همگام‌سازی Google Drive نیز استفاده کنید.

جمع بندی

حالا شما با اصول اولیه نحوه استفاده از Google Docs آشنایی دارید. از حالا به بعد می توانید برای ایجاد، ویرایش، چاپ و غیره اسناد خود اقدام کنید. اگر برنامه ورد را نصب ندارید گوگل داکس گزینه جایگزین خوبی است که می توانید از آن استفاده کنید.